Бережливая школа: Оптимизация планирования и эффективное управление образовательной организацией

Автор: Старкова Алёна Николаевна

Организация: МАОУ Гимназия №1 им. А.С. Пушкина г. Южно-Сахалинска

Населенный пункт: Сахалинская область, г. Южно-Сахалинска

В условиях современного образования все больше внимания уделяется вопросам повышения качества образования и эффективности управления образовательной организацией как сложной системой. Одним из подходов к решению этих задач является внедрение принципов бережливого производства (Lean) и других современных управленческих методик, которые помогают оптимизировать процессы внутри образовательного учреждения.

Бережливое производство (или Lean) – это концепция, которая изначально была разработана компанией Toyota для улучшения производственных процессов. Основная цель этой методики заключается в максимизации ценности продукта для потребителя за счет минимизации потерь и неэффективных действий. В контексте образовательной организации можно говорить о создании условий, обеспечивающих наилучшее качество обучения с наименьшими затратами времени, ресурсов и усилий.

Основные принципы бережливого подхода:

1. Ценность для клиента: все действия должны быть направлены на создание максимальной пользы для конечного пользователя, то есть ученика.
2. Устранение потерь: необходимо выявлять и устранять любые виды деятельности, не добавляющие ценность образовательному процессу.
3. Поток создания ценности: процесс должен быть организован таким образом, чтобы минимизировать задержки и простои.
4. Гибкость и адаптивность: система должна легко подстраиваться под изменяющиеся условия и потребности современного мира.
5. Непрерывное совершенствование: постоянный поиск возможностей для улучшений и внедрения инноваций.

Мы применили инструменты бережливого производства в оптимизации планирования работы гимназии, а также для повышения общей эффективности управления образовательным учреждением.

Одним из ключевых аспектов работы любой образовательной организации является составление годового плана по всем направлениям деятельности. Наибольшая часть мероприятий ложится на плечи педагогического коллектива: учебная и внеурочная деятельность, воспитательные и методические мероприятия, профориентационная и инновационная деятельность, плановая работа педагога-психолога и социального педагога и др. Было принято решение по оптимизации процесса составления/изменения плана работы гимназии и оповещения работников для ознакомления с ним.

Традиционно процесс составления годового плана и внесение изменений в еженедельные планы может занимать много времени и сил у администрации, а также доступность его актуальной версии для учителей с целью ознакомления затруднена. Именно так и было в нашей гимназии. Использование инструментов бережливого управления позволяет значительно упростить процедуру:

• Анализ текущих процессов: на первом этапе необходимо провести анализ существующих процедур по составлению годового плана, внесение изменений в еженедельный план администрацией и доступность актуальной версии плана для учителей. Это поможет выявить узкие места и потери времени.

В гимназии были выявлены следующие проблемы:

- одновременное составление годового плана работы гимназии несколькими сотрудниками невозможна;

- при корректировке еженедельного плана создавалось много копий, каждая из которых содержала часть актуальной информации;

- доступ к актуальной версии плана работы гимназии трудозатратен для педагогических работников;

- сотрудники своевременно не ознакомлены с изменениями в плане работы.

• Оптимизация потоков: создание единого потока информации между всеми участниками процесса (администрация, учителя).

В гимназии сотрудники администрации работали с копиями плана, что отражалось на количестве актуальных версий. Далее эти копии необходимо было собирать в один план для ознакомления с ним учителей.

• Автоматизация рутинных операций: внедрение автоматизированных систем для процесса позволит сократить время на выполнение повторяющихся задач.

Годовой план гимназии создавался в текстовом редакторе, что не позволяло выполнить автоматизацию рутинных операций.

Решением всех выявленных проблем стало разработка единого шаблона плана работы гимназии на год (неделю) в файле с общим доступом и с правом на редактирование только для заместителей директора, а также принятие стандарта разработки и внесение изменений в план работы гимназии. Организация доступа к актуальной версии плана работы по ссылке без скачивания документа на устройство позволило снять трудозатраты учителей на ознакомление с ним.

Эффективное управление ресурсами – это важный элемент успешной работы любой организации, включая образовательную организацию. Бережливые технологии позволяют улучшить распределение и использование материальных и человеческих ресурсов.

Собранные воедино все мероприятия деятельности гимназии позволили спланировать загрузку персонала. Эффективно распределить рабочее время педагогов и административного персонала с учетом занятости в мероприятиях, чтобы исключить перегрузки и недогрузы.

Для успешного внедрения любых изменений необходима поддержка со стороны всех участников процесса. Инструменты бережливого подхода способствуют повышению мотивации и вовлеченности педагогического коллектива. В разработке и внедрении данного проекта приняли участие 3 человека: два заместителя директора и методист, а учителя привлекались к обсуждению проблем. Это способствует созданию атмосферы доверия и сотрудничества при внедрении нововведений.

После внедрения нескольких проектов с использованием бережливого подхода в гимназии на педагогическом совете были представлены эффекты от применения инструментов бережливого производства и знакомство с ними всех педагогических работников. Проведение регулярных тренингов и семинаров по принципам бережливого управления позволит сотрудникам лучше понимать цели и задачи нововведений.

Участники команды по проекту были поощрены благодарственным письмом и премией от директора гимназии. Это важный этап, стимулирующий стремление к постоянному совершенствованию.

Одной из ключевых особенностей бережливого мышления является постоянное стремление к улучшению процессов. В гимназии создана система подачи предложений по улучшению (далее - ППУ).

ППУ — это инструмент вовлечения сотрудников в процесс постоянного совершенствования деятельности предприятия. Предложение сотрудника, направленное на улучшение (повышение результативности и эффективности) его деятельности, деятельности структурных подразделений или структурного взаимодействия посредством организационных методов, реализуемых оперативно и без существенных финансовых затрат может быть рассмотрено администраций и принято в работу. Главная выгода для авторов и исполнителей ППУ — реальные улучшения в работе от реализации внесённых предложений. Подать ППУ может каждый работник или группа работников.

Получив отзывы от учителей по итогам внедренного проекта для выявления слабых мест и потенциальных областей для улучшений получили одно улучшение, по итогам которого внесли изменение в форму шаблона плана.

Большая часть отзывов по итогам внедрения проекта имела положительный эффект что позволило масштабировать данное решение на другой проект, связанный с доступностью графика консультаций по предметам.

Применение инструментов бережливых технологий в управлении гимназией открывает новые возможности для повышения эффективности образовательного процесса и улучшения качества взаимодействия администрации, учителей, обучающихся и их родителей. Это достигается через устранение потерь, оптимизацию рабочих процессов, повышение вовлеченности персонала и непрерывное совершенствование. Важно помнить, что успех внедрения таких изменений зависит от готовности руководства и всего коллектива к изменениям и открытости новым идеям.

1. file0.docx (21,4 КБ)
2. file1.pdf (394,7 КБ)

Опубликовано: 22.11.2024