Основные понятия электронного документооборота

Автор: Брянцева Марина Сергеевна

Организация: ГБПОО ЛНР «ЛКИТП»

Населенный пункт: г. Луганск

ВВЕДЕНИЕ

Одно из главных направлений совершенствования методов подготовки учащихся среднего профессионального образования является использование в учебном процессе интерактивных методов обучения, которые опираются на творческое мышление учащихся, в наибольшей степени активизируют их познавательную деятельность, делают их соавторами новых идей, приучают самостоятельно принимать оптимальные решения и способствовать их реализации.

Методическая разработка урока предназначена для проведения занятия по МДК.01.02 Организация работы с электронными документами, разработанного в соответствии с требованиями Федерального государственного образовательного стандарта по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение.

Целью методической разработки является показ передовых форм и методов учебно-воспитательной работы, анализ дидактической эффективности использования технических средств обучения и применения компьютерных технологий, использование интерактивных методов обучения.

Интерактивные методы формируют более высокий уровень мотивации обучающихся, способствуют эффективному усвоению учебного материала, активизируют познавательную активность обучающихся, развивают коммуникативные умения: умение выслушивать мнение другого, взвешивать и оценивать различные точки зрения, участвовать в дискуссии, вырабатывать совместное решение.

 

ПМ 01. Осуществление организационного и документационного обеспечения деятельности организации.

Дисциплина: МДК 01.02 Организация работы с электронными документами.

Раздел: Организация работы с документами в автоматизированных системах.

Тема урока: Основные понятия электронного документооборота.

Цели:

1. Образовательные:

• познакомить обучающихся с понятием электронный документооборот, электронная цифровая подпись
• изучить основные виды электронного документооборота;
• рассмотреть виды электронной цифровой подписи

2. Развивающие:

• развивать познавательную активность в процессе обучения;
• развивать логику и умение формулировать и высказывать свои мысли, делать выводы;
• развивать умение работать в команде;
• развивать коммуникативные навыки и способность принимать правильное решение;
• развитие умения анализировать, сопоставлять, сравнивать, приводить примеры, выделять главное, формировать умения работы с вновь полученными знаниями.

3. Воспитытательные:

• способствовать формированию профессиональной направленности личности;
• повышать мотивацию к изучению профессионального модуля;
• воспитывать умение работать в группе в сотрудничестве.

4. Методическая:

• использование интерактивных методов, метода критического мышления и применение мультимедийных технологий.

Тип урока: комбинированный урок

Вид урока: урок-соревнование

Формируемые компетенции ПК 1.1, ПК 1,6, ПК 1.7, ПК 1.8, ПК 1.9, ОК 01, ОК 02, ОК 04, ОК 05, ОК 09

Методы обучения:

Словесные:

• беседа;
• опрос;
• рассказ преподавателя.

Наглядные:

• демонстрация презентации,
• показ видеофрагмента

Практические:

• решение определённых ситуаций,
• заполнение опорного конспекта.
• заполнение карточки-задания
• метод взаимопроверки

Средства обучения:

Материально – технические:

• интерактивная доска;
• мультимедийный проектор.

Дидактические:

• презентация «Основные понятия электронного документооборота»;
• опорный конспект урока

Межпредметные связи: Русский язык в профессиональной деятельности, МДК 01.01. Документационное обеспечение управления, МДК 01.02. Организация работы с электронными документами,

Ход урока.

1. Организационный этап (1 мин). (Слово преподавателя).

- приветствие;

- проверка присутствия обучающихся;

- проверка готовности обучающихся к уроку;

Добрый день, уважаемые гости и обучающиеся! «Сегодня на уроке нас ожидает устойчивая солнечная погода. Во время проверки домашнего задания поднимется небольшой силы ветер. В ходе урока возможно грозовое слово преподавателя. К концу урока прогнозируется небольшое землетрясение от 4 до 5 баллов».

Главная задача – быть внимательными, активными, находчивыми, трудолюбивыми. Кто сегодня отсутствует на уроке?

1. Актуализация опорных знаний. Мотивация обучающихся. (9 мин). (Слово преподавателя, беседа).

Преподаватель: Сегодня на уроке предлагаю вам поучаствовать в соревновании. Для этого вы разделились на две команды. Первая команда называется “Документ”, вторая “Реквизит”. За каждый правильный ответ вы будете получать фишку, выиграет та команда, которая получит больше всего фишек (соответственно команда, которая выиграет получит оценку -5, а другая команда — оценку 4). Успех исхода зависит от вашей активности и прочности усвоения, полученных на уроке знаний, а также от того, как вы будете работать с опорным конспектом, который находится на ваших столах. Итак, начинаем.

А сейчас обратите пожалуйста внимание на экран и скажите мне пожалуйста, что вы перед собой видите (слайд 2).

Ответы обучающихся: Нормативную базу

Преподаватель: Нормативную базу чего?

Ответы обучающихся: Нормативную базу использования электронного документооборота.

Преподаватель: Правильно, молодцы! А как вы думаете какую тему мы с вами будем сегодня изучать?

Ответы обучающихся: Мы будем изучать электронный документооборот.

Преподаватель: Правильно, откройте опорный конспект и запишите тему урока: Основные понятия электронного документооборота.

Преподаватель: Цель нашего урока: познакомиться с понятием электронный документооборот, электронная цифровая подпись; электронный документ

• изучить основные виды электронного документооборота;
• рассмотреть виды электронной цифровой подписи

Преподаватель: А, скажите является ли данная тема актуальной и почему?

Ответы обучающихся: Конечно же является, так как это обусловлено развитием информационно-коммуникационных технологий, которые предоставляют массу новых возможностей, позволяющих повысить оперативность документооборота.

Преподаватель: Действительно вы правы. Сегодня современные компьютерные технологии — ключ к будущему успеху многих отраслей, от управления бизнесом до обслуживания клиентов, а в вашей профессиональной деятельности так и подавно. И для того, чтобы вы были конкурентоспособными и перспективными специалистами документационного обеспечения управления мы сегодня и будем изучать данную тему.

Основные понятия делопроизводства нормативно закреплены в стандарте ГОСТ, который представлен как Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2016

И для дальнейшего изучения сегодняшней темы мы должны с вами повторить некоторые понятия и определения, связанные с документационным обеспечением управления. Итак, давайте с вами проведем первый конкурс под названием «Мозговая атака» и ответим на вопросы, при этом кто первый поднял руку, тот и отвечает и приносит в копилку своей команды один жетон.

Преподаватель: Движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки – это…

Ответы обучающихся: Документооборот

Преподаватель: Из чего состоит документооборот организации?

Ответы обучающихся: (Из потоков документов).

Преподаватель: Какие бывают потоки документов?

Ответы обучающихся: (Входящие, исходящие, внутренние)

Преподаватель: Входящий поток документов — это ..?

Ответы обучающихся: (это документы, поступающие в организацию от сторонних фирм, предприятий, государственных органов и частных лиц

Преподаватель: Исходящий документопоток — это..?

Ответы обучающихся: это совокупность документов, создаваемых в организации и отправляемых за её пределы

Преподаватель: Внутренний документопоток — это…?

Ответы обучающихся: это совокупность документов, создаваемых в организации и предназначенных для использования только внутри неё.

Преподаватель: Перед вами на столах лежит Карточка № 1 под названием «Этапы документооборота». Давайте вместе с вами заполним схему в правильном порядке применяя метод цепочки, то есть каждый член команды вписывает по одному этапу документооборота, затем команды поменяются карточками, и мы проверим сколько же фишек заработала каждая команда порядке, итак первый этап и так далее.

 

 

Этапы документооборота	Этапы документооборота (Эталон)
Карточка 1. Направление на исполнение, исполнение документов прием и первичная обработка документов, предварительное рассмотрение документов, регистрация документов, подшивка документов в дело, рассмотрение документов руководством

 

Преподаватель: Молодцы и так переходим к изучению новой темы. Сейчас мы с вами разберемся что такое электронный документооборот и как он помогает упростить работу с документами и сделать процессы быстрее

III. Изучение нового материала (15 мин). (Слово преподавателя, демонстрация презентации, беседа, заполнение опорного конспекта).

Преподаватель: При работе с электронным документооборотом важно хорошо ориентироваться в ключевых понятиях и сокращениях, на которых базируется ЭДО. У вас в опорном конспекте есть определения ключевых понятий, которые мы будем использовать во время изучения темы.

Электронный оборот документов можно разделить на три вида:

• Внутренний ЭДО. Внутренний — это комплекс мероприятий с документами, выполняемых между сотрудниками организации. Он обеспечивает быстрый обмен данными между структурными подразделениями. Во внутреннем документообороте используются: приказы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, служебные записки.

Внешний ЭДО. Этот вид документооборота в организации предполагает обмен документами с контрагентами.

Преподаватель: А кто такие контрагенты?

Ответ обучающихся: Юридическое или физическое лицо, или государственное учреждение, с которой компания поддерживает гражданско-правовые, финансовые или торговые отношения.

Во внешнем документообороте используются: договоры с контрагентами, первичная учетная документация, платежные документы.

ЭДО с государственными органами.

• В настоящее время большинство госучреждений перешло на системы электронного взаимодействия, включая ЭДО. предполагает обмен электронными документами и данными между фирмой и госструктурами
• В результате индивидуальные предприниматели и юрлица получили возможность оперативно взаимодействовать с Налоговой службой, Фондом социального страхования, Росстатом, Пенсионным фондом РФ, и т. д.

Еще одним критерием для классификации ЭДО может быть назначение документов. По этому параметру выделяют:

• Бухгалтерский ЭДО. Существенно упрощает и ускоряет работу с огромными массивами документов – с первичной документацией, отчетностью, всевозможными справками, счетами-фактурами.
• Управленческий ЭДО. Система управленческого ЭДО автоматизирует и упрощает создание, обработку, согласование, подписание, обмен документами, позволяет держать под контролем быстроту и качество исполнения, вести архив, где хранится история всех бизнес-процессов предприятия.
• Кадровый ЭДО. До 99 % всей документации, связанной с трудовыми отношениями, сегодня можно перевести в цифровой формат. Это избавляет от необходимости хранить огромный бумажный архив. Правда, есть ряд документов, которые должны быть оформлены по старинке – на бумаге (например, журнал инструктажа по охране труда или приказ об увольнении).
• Складской ЭДО. В складском учете отражается все, что происходит с товаром при поступлении на склад: приемка, перемещение, списание и так далее.
• Архивный ЭДО. Работа с любыми документами предполагает не только их обработку и передачу, но и хранение. В отличие от бумажного цифровой архив занимает гораздо меньше места.

Процесс электронного документооборота включает в себя несколько ключевых этапов, давайте вместе разберемся, какие это этапы

Обучающиеся: Создаётся новый документ в электронном формате или происходит конвертация бумажного документа в электронный формат с помощью сканера или специального программного обеспечения.

1. Создание документа.

Обучающиеся: После создания документ регистрируется в системе. В этот момент документу присваивается уникальный номер, фиксируется дата создания и другая метаинформация.

1. Регистрация документа.

Обучающиеся: Документ направляется соответствующим получателям или процессам в рамках заданного бизнес-процесса.

1. Распределение и маршрутизация документа.

Обучающиеся: Получатель документа может просмотреть его, внести необходимые изменения, подписать его электронной подписью или отправить дальше по маршруту.

1. Работа с документом.

Обучающиеся: После завершения работы с документом он сохраняется в системе. Системы электронного документооборота обеспечивают безопасное и систематизированное хранение документов, что упрощает их поиск и доступ к ним в будущем.

1. Хранение и архивация документа.

Обучающиеся: После окончания срока хранения документ может быть удалён из системы.

1. Удаление или уничтожение документа.

 

Преподаватель: Как мы с вами поняли уже, что основной элемент системы ЭДО – электронный документ.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

По способу возникновения электронные документы могут быть:

• Электронные — созданные в таком виде сразу.
• Электронные образы — созданные на бумаге и отсканированные

При использовании электронных документов необходимо помнить о том, что в случае неверного оформления они теряют юридическую силу так же, как их бумажные оригиналы. Перечень обязательных реквизитов официальной документации регламентируется Федеральными законами, Постановлениями федеральных органов исполнительной власти и ГОСТами.

Преподаватель: А кто мне подскажет, что такое реквизит?

Ответ обучающихся: Реквизит – обязательный элемент оформления документа.

Преподаватель: А сколько элементов реквизитов, существует согласного ГОСТ 2016 года

Ответ обучающихся: тридцать.

Преподаватель: Правильно! Идем дальше.

Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями Стандарта, а какой это стандарт

Обучающиеся: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

 

Основные реквизиты электронного документа:

05 - наименование организации

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа

11 - регистрационный номер документа

18 - текст документа

23 - отметка об электронной подписи

Чтобы бумажный документ приобрел юридическую силу, его нужно подписать. С электронными документами порядок действий аналогичный, но придание ему юридической силы зависит от вида электронной подписи и степени ее защиты.

А сейчас мы разберемся с вами что же такое электронная подпись.

Электронная подпись — это цифровая комбинация данных, с помощью которых можно определить личность. То есть работает она как обычная подпись человека, только в цифровом мире.

Электронная подпись бывает:

простая (ПЭП)

усиленная делится на:

усиленная неквалифицированная

усиленная квалифицированная.

Простая электронная подпись (сокращенно ПЭП) — это уникальная комбинация символов, которая создаётся пользователем или информационной системой и не имеет физического носителя. Для ПЭП используются логины, коды, пароли и иные средства, подтверждающие факт создания подписи.

Усиленная электронная подпись (УЭП) создаётся с помощью специальных криптографических программных средств. Приставка «усиленная» означает, что подпись не только подтверждает личность автора, но и защищает документ от изменений после его заверения. В свою очередь усиленная электронная подпись делится на: усиленную неквалифицированную электронную подпись и усиленную квалифицированную электронную подпись.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) – это электронная подпись, которая формируется с использованием системы криптографической защиты информации

Использовать НЭП могут все — от физлица до корпорации. С ее помощью можно подписывать большинство документов: договоры, акты, накладные и многие другие. Но у НЭП есть и свои ограничения. Например, ей нельзя подписать счет-фактуру или документы, которые необходимо передавать государству для признания сделки

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это вид электронной подписи, который обладает юридической силой и приравнивается к собственноручной подписи на бумажном документе.

Используется физическими и юридическими лицами для электронного документооборота, отчётности, торгов, сделок и совершения иных юридически значимых действий, не используя бумагу.

Преподаватель: Самой высокой защитой обладает квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она признается аналогом собственноручной (рукописной) подписи, поэтому наделяет документ полной юридической силой. Для подписания документа КЭП не нужно заключать дополнительное соглашение, такие документы точно примут в госорганах. Выпустить КЭП может только удостоверяющий центр с аккредитацией Минцифры РФ.

Любой электронный документ можно подписать квалифицированной электронной подписью, чтобы наделить его юридической силой.

IV. Закрепление изученного материала (15 мин). (конкурс «Правда или ложь», тест, карточка-задание, блиц-опрос).

А сейчас мы свами продолжим наш соревновательный процесс и посмотрим, как вы усвоили новый материал, сейчас вам будет предложено каждой команде по три утверждения на которые вы должны ответить правда ли это утверждение или ложь, итак первыми отвечает команда «Документ». За каждый правильный ответ команда получает один жетон, если команда ответила неправильно, то другая команда может заработать дополнительный бал, ответив правильно.

Утверждение 1: Можно ли внутренние документы использовать в электронном виде.

Правда: Мы же не в XIX веке, чтобы все документы вести только на бумаге.

Ложь: Конечно, можно! Передовые компании уже давно перевели внутренние документы в цифру.

Утверждение 2: При подписании документа простой ЭП сотруднику нужно в течение 24 часов распечатать документ и заверить его собственноручной подписью.

Правда: А вот и нет! Простой электронной подписи достаточно, чтобы документ стал легитимным. Плюс должны быть соблюдены условия 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Ложь: Правильно! Ничего распечатывать не надо, для легитимности документа достаточно простой электронной подписи. Плюс должны быть соблюдены условия 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Утверждение 3: Для обмена электронными документами с контрагентами компания может использовать несколько операторов ЭДО одновременно.

Правда: И вы сделали правильный выбор — компания может подключать сколько угодно операторов ЭДО.

Ложь: Ну что же вы? Будьте в следующий раз благоразумнее. И мотайте на ус новое понятие — мультиоператорность, то есть взаимодействие с несколькими операторами.

Теперь переходим к утверждениям для команды «Реквизит»

Утверждение 1: Можно ли при подписании документов использовать электронную доверенность.

Правда: Похоже, вы знаете об электронных доверенностях всё. Тема и правда актуальная — уже в следующем году нас ждет полный переход на машиночитаемые доверенности. А пока их можно использовать в межкорпоративном ЭДО и для сдачи документации в ФНС и ФСС.

Ложь: Как, вы еще не в курсе? С 1 марта 2023 года электронные доверенности ввели в массовое использование.

Утверждение 2: Чтобы начать обмениваться с контрагентом электронными документами, достаточно получить у него разрешение по электронной почте.

Правда: Действительно, одного уведомления по почте мало. Чтобы электронный обмен обрел значимость, рекомендуем заключить соглашение или прописать в договоре дополнительный пункт.

Ложь: Если вы отправите приглашение по почте или в сервисе ЭДО либо договоритесь устно, это будет хорошим тоном. Но многие компании предпочитают закреплять договоренности в документе — так называемом соглашении об ЭДО.

Утверждение 3: В электронном архиве можно хранить только цифровые документы, а скан-копии нельзя.

Правда: На самом деле нет. В электронных архивах можно хранить любые цифровые документы, даже изначально созданные и подписанные на бумаге, а потом отсканированные.

Ложь: Абсолютно верно! В электронных архивах можно хранить любые цифровые документы, даже изначально созданные и подписанные на бумаге, а потом отсканированные.

Преподаватель: Хорошо, а сейчас мы с вами вместе перейдем к следующему конкурсу под названием «Тестирование», кто первый поднимет руку тот и будет отвечать и заработает за каждый правильный ответ одну фишку:

1. Что означает аббревиатура "ЭДО"?

a) Электронная документация и обмен

b) Электронный документооборот

c) Эффективный документационный отдел

2. Какова основная цель использования ЭДО?

a) Сократить использование бумаги

b) Упростить процессы обмена документами

c) Повысить безопасность документов

3. Какие преимущества предоставляет использование ЭДО?

a) Сокращение времени на выполнение административных задач

b) Снижение риска потери или повреждения документов

c) Улучшение доступности и удобства поиска документов

d) Все вышеперечисленное

4. Что такое электронная подпись?

a) Шифрованный код, который устанавливается на электронный документ

b) Логин и пароль для доступа к электронному документу

c) Цифровая метка, подтверждающая авторство и целостность электронного документа

5. Какие системы могут использоваться для организации электронного документооборота?

a) Электронная почта

b) Системы управления электронными документами (СУЭД)

c) Облачные хранилища файлов

d) Все вышеперечисленное

6. Какие меры безопасности следует принимать при использовании ЭДО?

a) Защитить доступ к электронным документам паролем

b) Использовать антивирусное программное обеспечение

c) Шифровать конфиденциальные документы перед отправкой

d) Все вышеперечисленное

Преподаватель: Итак, следующий наш конкурс называется «Аббревиатура». Сейчас вашему вниманию будут представлена аббревиатура, а вам нужно будет сказать, что она означает. Кто первый поднял руку, тот и отвечает, зарабатывая одну фишку.

 

Аббревиатура	Расшифровка
НЭП	Усиленная неквалифицированная подпись
ЭД	Электронный документ
ПЭП	Простая электронная подпись
ЭДО	Электронный документооборот
ЭП	Электронная подпись
УНП	Усиленная неквалифицированная подпись
ЭЦП	Электронная цифровая подпись

Преподаватель: Спасибо молодцы! Итак, мы с вами приближаемся, надеюсь к завершающему конкурсу под названием «Сравни нас». У вас на столах в каждой команде лежат карточки № 2 с заданием. Вам надо провести сравнительный анализ электронного и бумажного документооборота. Для этого вам надо наклеить характеристики соответственно свойственные бумажному и электронному документообороту. За каждый правильный ответ команда получает один жетон. В вашем распоряжении 4 минуты. Время пошло.

V. Подведение итогов. Оценивание. (4 мин)

Наконец то, мы с вами приблизились к конечной цели нашего соревнования. Посмотрим, сколько же фишек заработала каждая команда Команды посчитайте, пожалуйста, ваши заработанные фишки.

После подсчёта команды озвучивают результаты. Итак, команда «Документ» заработала ______ фишек, а команда «Реквизит» ______ фишек. Соответственно команда «Документ» получают оценки _______, а команда «Реквизит» оценки ________.

Рефлексия деятельности на уроке:

Я думаю, что наш сегодняшний урок не прошел даром. Мне хотелось бы услышать ваше мнение о своей работе на уроке. Выбираем одну или несколько фраз и продолжаем их:

1. Было интересно...
2. Я поняла, что...
3. Теперь я могу...
4. У меня получилось...
5. Меня удивило...
6. Мне понравилось...

VI. Домашнее задание. (1 мин).

Описать ключевые этапы процесса электронного документооборота:

1. Создание документа.

_________________________________________________________________________________

1. Регистрация документа.

_________________________________________________________________________________

1. Распределение и маршрутизация документа.

_________________________________________________________________________________

1. Работа с документом.

_________________________________________________________________________________Хранение и архивация документа.

_________________________________________________________________________________

1. Удаление или уничтожение документа.

_________________________________________________________________________________

 

Карточка № 1.

Задание. Впишите в схему в правильном порядке этапы документооборота

1. Направление на исполнение.
2. Исполнение документов.
3. Прием и первичная обработка документов.
4. Предварительное рассмотрение документов.
5. Регистрация документов.
6. Подшивка документов в дело.
7. Рассмотрение документов руководством.

 

Полный текст статьи см. приложение

 

1. file0.docx (5,4 МБ)
2. file1.pptx (9,0 МБ)

Опубликовано: 02.12.2025