Тайм-менеджмент

Автор: Дронина Галина Евгеньевна

Организация: МБУ ДО ДЮЦ «Интеллект»

Населенный пункт: Нижегородская область, г. Кстово

Добрый день, коллеги! Тема нашего занятия «Тайм-менеджмент».

Скажите, бывает такое, что приходится брать работу домой? Или вы чувствуете, что сильно загружены и приходится делать несколько дел одновременно? Может быть сталкивались с тем, что в один день вы можете себе позволить в течении дня несколько раз попить чай и поболтать с коллегами, а в другой не получается даже ответить на телефонный звонок? Лично я раньше сталкивалась с такими проблемами постоянно. А все потому, что мы не умеем управлять своим временем.

Современный ритм жизни часто становится по-настоящему безумным. Люди разных возрастов могут попасть в вихрь ежедневных дел и с трудом справляться с ними. Все это влечет за собой выгорание и стрессы. Как эффективно управлять своим временем; почему иногда сделать все, что запланировано, – не лучшая стратегия тайм-менеджмента – об этом сегодня поговорим.

Тайм-менеджмент (управление временем) — это важный навык, который заключается в эффективном планировании и использовании времени для достижения целей и задач.

Кроме того, управление временем – это еще и

• способность сказать «нет» задачам, которые не соответствуют приоритетам;
• умение сосредотачиваться на работе, избегая отвлекающих факторов;
• готовность передавать задачи другим, если это возможно и целесообразно.

Почему все это важно? Правильное управление временем позволяет выполнять задачи быстрее и с меньшими усилиями. Четкое планирование и расстановка приоритетов помогают избежать перегрузок и «авралов». Очевидно, что люди, которые умеют управлять временем, с большей вероятностью достигают своих целей. Наконец, эффективный тайм-менеджмент помогает найти время и для работы, и для личных дел, поддерживая гармонию в жизни. Простыми словами, эффективный тайм-менеджмент – это умение признавать свою «невсесильность».

Существует очень много методов тайм-менеджмента, которые помогают сэкономить свое время и энергетический ресурс, сегодня расскажу вам о наиболее эффективных, понятных и проверенных мной.

1. Подготовка с вечера.

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Поедание «лягушки».
Делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

3. Деление большой задачи.
Эту технику также называют поеданием слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы.

Давайте попробуем разложить с вами крупную задачу на более мелкие, например: «Подготовить презентацию на тему «твой путь к самореализации и успеху» для конкурса «Сердце отдаю детям» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в ней появляются конкретные шаги, становится проще: «выбрать тему презентации» → «найти красивый шаблон презентации → «изучить интернет ресурсы по выбранной теме» → «подготовить текст к презентации», «оформить презентацию», «выступить на конкурсе». Задача «обрастает» конкретикой, выполнять ее можно в течении нескольких недель, и она уже не кажется невыполнимой миссией.

4. Метод фиксированного времени.
Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Например, вы усердно работаете 45 минут, в вашем случае проводите занятие, затем делаете 15 минут перерыв и снова уходите в работу. (полтора часа, больше перерыв). Важно – именно отдыхать.

5. Тайм-менеджмент по хронотипу.
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает, что существует четыре хронотипа человека. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

«Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
«Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
«Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
«Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Старайтесь правильно определить свой хронотип, подстроить под него расписание занятий, чтобы быть наиболее продуктивными
6. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое правило, согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Срочные задачи – это те, которые необходимо выполнить немедленно. Важные задачи – это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей или ценностей. По-хорошему, нужно работать только над задачами в двух верхних квадратах, а остальные делегировать или удалить.

Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить конспект урока, отправить черновик программы на проверку методисту, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на курсы повышения квалификации. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить пост в группу, приготовить еду, просмотреть непрочитанные письма в почте, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать кому то, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, заполнять корзину на валдберис, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.
 

Матрицу Эйзенхауэра можно рассматривать и как «продвинутый» вариант обычного списка дел, сразу видно, какие задачи главные, а какие второстепенные. Такой список подходит для любых горизонтов планирования: день, неделя, месяц, год.

Давайте рассмотрим примеры задач:

Красные – делаем срочно

Зеленые – делаем обязательно, но можно отложить на завтра

Желтые – вполне можно делегировать

Серые – можно не делать

Исходя из этой таблицы видно, что у нас не так много дел на сегодня, главное правильно расставить приоритеты.

Памятка

«Правила тайм - менеджмента».

1. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги.

2. Научитесь воспринимать информацию с первого раза. Старайтесь улавливать суть документов с первого прочтения. Ведь на самом деле это совсем не сложно. Всего-то и требуется, что сконцентрироваться и не отвлекаться по мелочам. То же самое касается и информации, воспринимаемой на слух. Внимательно вслушивайтесь в то, что вам говорят, и не переспрашивайте собеседника по нескольку раз. Этим вы сэкономите время и себе, и ему.

3. Носите с собой блокнот

Мы никогда не можем предугадать, когда нам в голову придет прекрасная идея или внезапно мы придумаем решение какой-то проблемы. Носите с собой маленький блокнот, в который Вы сможете записывать все хорошие мысли, как только они придут к Вам в голову.

4. Нельзя перегружать память лишней информацией

Вместо того чтобы всё запоминать, обзаведитесь органайзером. Не стоит держать в уме то, что можно записать. (показать пример)

5. Боритесь с «Пожирателями времени»

Исключайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора, бесконечные разговоры по телефону). Специалисты выделяют около 20 видов таких пожирателей

6. Учитесь быстро переключаться с одного дела на другое

Бывают периоды, когда отдыхать просто некогда. Но ведь и работать без перерывов тоже нельзя. Помните выражение: лучший отдых — это смена деятельности!

7. Высыпайтесь, занимайтесь спортом, правильно питайтесь

Здоровое питание, позитивное мышление и спорт – обязательны! Только в таком случае вы будете чувствовать себя хорошо, и энергии у вас хватит на много свершений в течение дня. Ведь плохое, сонливое самочувствие никогда не было помощником в делах.

8. Разработайте собственную систему мотивации и поощрений.

Рабочий процесс нуждается в периодической стимуляции. А ведь именно вы лучше всех знаете, чем себя поощрить. Можно сходить в кино, порадовать себя чем-то сладеньким, встретиться с друзьями, выбраться на природу и т. д. И, конечно же, чем сложнее работа, тем приятней должно быть вознаграждение.

9. Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Давайте для примера попробуем ответить на вопросы, вытягиваем по очереди карточку, отвечаем вежливо, но даем понять, что помочь в данный момент не сможем.

И напоследок давайте проведем небольшое упражнение. Вам нужно закрыть глаза на одну минуту, старайтесь не считать.

Как только по вашему мнению минута закончилась скажите стоп, я запишу результаты.

Если получилось меньше, значит вы слишком спешите, есть опасность быстрого истощения, время на самом деле движется медленнее, чем вам кажется.

Если прошло больше 60 секунд, - вы предпочитаете не торопиться, но иногда все-таки следует ускорить восприятие времени, иначе вы можете не успеть что либо сделать.

1. file1.pptx (418,9 КБ)

Опубликовано: 19.03.2025